Är du redo för att sommarbemanna?

Vi är i mitten av mars och trots att det fortfarande känns avlägset närmar sig sommar- och semesterperioden med stormsteg. Härligt, äntligen lite ledighet efter ett långt och annorlunda år tänker många av dina medarbetare. Men hur ska ditt företag lösa bemanningen inom kundservice under ledigheten med fortsatt nöjda medarbetare och bibehållen kundnöjdhet?

Börja i tid

Varje steg i processen tar väldigt mycket lägre tid än man tror och har du inte börjat i slutet av mars så är det dags att dra igång. Gör ett första utkast på hur mycket trafik er kundserviceavdelning kommer ha under semesterveckorna och lägg ut semesterblock för att se hur många pass du kommer att behöva fylla. Se över vilka alternativ du har för bemanning/rekrytering och ta in offerter.

Var noggrann med din prognos

Hur mycket ärenden ni behöver hantera i sommar kommer givetvis att påverka hur många semestervikarier du behöver ta in. Finns det historisk data att gå på? Eller behöver du ta höjd för förändringar i samband med årstiden, förändrat kundbeteende och ökade krav på tillgänglighet? Corona har påverkat många företags tryck på kundservice vilket gör att historiska data kan vara svår att förlita sig på.

Involvera dina medarbetare i planeringen

För att skapa engagemang kring kundnöjdhet och bibehållet resultat under sommaren och därmed viljan att vara mer flexibel är det bra att involvera medarbetarna i processen. Utse gärna en eller flera ambassadörer. Ju mer de får inblick i varför de inte kan ta semester när och hur de önskar, desto lättare kommer det bli att få ihop schemat. Prata om vikten av nöjda kunder och hur kötider, ärendehantering och servicegrad påverkar ert företags konkurrenskraft. Ju mer var och en förstår sitt bidrag till en framgångsrik sommar desto bättre.

Hitta rätt profil för uppdraget och våga vara kräsen

Men i första steget handlar det om att hitta rätt profil för uppdraget. En person som ger den där lilla extra servicen i varje ärende. Ett sätt är att använda sig av personlighetstester anpassade efter en kundserviceprofil där resultatet av de enskilde kandidatens svar matchas med tester gjorda av personer med bevisat goda resultat inom kundservice över tid. Det krävs dock mycket data och analyser för att kunna genomföra kvalitativa personlighetstester. Därför är det ofta smidigare att istället ta hjälp av ett företag som redan har tillgång till den data som behövs.

Planera för introduktion och upplärning

Att introducera sommarpersonal och uppnå en hög nivå av kundservice för några veckor är ett komplext uppdrag. De nya medarbetarna behöver inte bara känna till ert företag, era produkter och ert system. De behöver också förstå grunderna i kunddialogen.

Det är mycket information att ta in på kort tid när de nya medarbetarna väl är på plats. Därför kan det vara bra att redan innan de kliver in genom dörrarna på ert kontor har fått en grundutbildning i vad jobbet inom kundservice innebär. Genom att i förväg förbereda dina sommarkandidater med utbildning i kunddialogen och ärendehantering lägger du en bra grund för en framgångsrik kundservice även under sommarperioden.

Gör det enkelt

Ibland är inte ensam starkast. Det kan tvärtom vara bättre att anlita någon som hjälper dig med alla steg för att möjliggöra kundupplevelse i världsklass även under semesterperioden. Workz koncept för att matcha kandidater mot en framtagen personlighetsprofil är unik. Den baseras på kundtjänstmedarbetare som levererat kundservice över tid. Om du kombinerar den med en grundutbildning i konsten att jobba i kundservice får du en vikariegrupp som har bästa förutsättningar att göra skillnad.

Topics: Workz, personal, rekrytering, Bemanning, kundservivce